Naar content

Juridisch

Privacybeleid

Welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we dat doen en welke rechten je daarbij hebt.

Over dit privacybeleid

Orange Bits bouwt en onderhoudt maatwerksoftware, webapplicaties en websites. Daarbij verwerken we persoonsgegevens: van bezoekers van deze website, van mensen die contact met ons opnemen, van sollicitanten en van onze klanten. In dit privacybeleid lees je welke gegevens dat zijn, waarom we ze verwerken, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt.

Orange Bits is voor de verwerkingen die in dit beleid staan de verwerkingsverantwoordelijke. Je bereikt ons via:

We zijn niet verplicht een functionaris voor gegevensbescherming aan te stellen en hebben dat ook niet gedaan. Vragen over privacy komen binnen op het e-mailadres hierboven en worden door ons zelf behandeld.

Welke gegevens we verwerken en waarom

Het contactformulier

Vul je het contactformulier in, dan verwerken we je naam, je e-mailadres, eventueel je bedrijfsnaam en de inhoud van je bericht. We gebruiken die gegevens uitsluitend om je vraag te beantwoorden en, als daar aanleiding toe is, om het gesprek voort te zetten. Het bericht komt binnen in onze mailbox; de website zelf bewaart er geen kopie van.

Grondslag: je vraag beantwoorden is nodig om op jouw verzoek stappen te zetten voorafgaand aan een mogelijke overeenkomst, en daarnaast ons gerechtvaardigd belang om bereikbaar te zijn.

De chat op deze website

Rechtsonder op de site staat een chat die je met een paar vragen naar de juiste collega leidt. De antwoorden die je aanklikt of typt vormen samen een gespreksverslag. Rond je het gesprek af, dan vragen we om je naam en e-mailadres, en optioneel om je telefoonnummer en een toelichting.

Van een afgerond gesprek slaan we het volgende op: je naam, e-mailadres, telefoonnummer, je toelichting, de pagina waarop je het gesprek startte en het volledige gespreksverslag. Die aanvraag komt zowel in onze mailbox terecht als in het besloten beheergedeelte van deze website, zodat een aanvraag niet verloren gaat als een e-mail in een spamfilter blijft hangen. Alleen medewerkers van Orange Bits kunnen daarbij.

Om te voorkomen dat de chat door geautomatiseerde scripts wordt misbruikt, beperken we het aantal aanvragen per bezoeker per uur. Daarvoor gebruiken we je IP-adres in versleutelde vorm: we slaan een onomkeerbare versleuteling ervan tijdelijk op, nooit het IP-adres zelf, en koppelen dat niet aan je aanvraag.

Grondslag: hetzelfde als bij het contactformulier. Voor de misbruikbeperking is dat ons gerechtvaardigd belang om de dienst werkbaar en veilig te houden.

Sollicitaties

Reageer je op een vacature of stuur je een open sollicitatie, dan verwerken we de gegevens die je zelf aanlevert: je naam, contactgegevens, cv en motivatie, en wat er tijdens de gesprekken wordt besproken. We gebruiken die gegevens alleen om je sollicitatie te beoordelen en met je in gesprek te gaan.

Grondslag: stappen zetten op jouw verzoek voorafgaand aan een arbeidsovereenkomst.

E-mail, telefoon en andere kanalen

Neem je rechtstreeks contact op — per e-mail, telefonisch of via een berichtendienst — dan verwerken we de gegevens die je daarbij deelt, om je bericht te kunnen beantwoorden.

Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om bereikbaar te zijn, of het uitvoeren van een overeenkomst met je organisatie.

Klanten en opdrachten

Werk je met ons samen, dan verwerken we de contactgegevens van de mensen bij jouw organisatie met wie we schakelen, plus de gegevens die nodig zijn voor de administratie: offertes, opdrachtbevestigingen, urenregistratie, facturen en correspondentie.

Grondslag: het uitvoeren van de overeenkomst, en voor de financiële administratie het nakomen van onze wettelijke bewaarplicht.

Gegevens in systemen die we voor klanten bouwen of beheren

Bouwen of beheren we software voor een klant, dan kunnen daar persoonsgegevens in staan waarvan die klant de verwerkingsverantwoordelijke is en wij de verwerker. We verwerken die gegevens uitsluitend in opdracht van de klant en volgens de afspraken in de verwerkersovereenkomst. Gaat het om gegevens over jou in een systeem dat wij voor een andere organisatie beheren, richt je verzoek dan tot die organisatie; wij verwijzen je daar zo nodig naar door.

Logbestanden en beveiliging

De server waarop deze website draait houdt technische logbestanden bij, met daarin onder meer IP-adressen, opgevraagde pagina’s, tijdstippen, foutmeldingen en gegevens over browser en apparaat. Die logs hebben we nodig om de site te laten werken, storingen op te sporen en misbruik te herkennen.

Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een werkende en veilige website.

Cookies en opslag op je apparaat

Een cookie is een klein bestand dat een website bij een bezoek op je apparaat achterlaat. We gebruiken er zo min mogelijk, en we plaatsen geen advertentiecookies of socialmediapixels. We volgen je dus niet over andere websites heen.

Noodzakelijke cookies en opslag

  • Sessieopslag voor de chat. Zolang je browsertabblad openstaat, bewaart je eigen browser het lopende chatgesprek, zodat het niet verdwijnt als je naar een andere pagina klikt. Deze gegevens blijven op je apparaat en worden gewist zodra je het tabblad sluit.
  • Je cookiekeuze. We onthouden welke keuze je in de cookiemelding hebt gemaakt, zodat je die melding niet bij elk bezoek opnieuw krijgt.
  • Inlogcookies. Log je in op het beheergedeelte van de website, dan plaatst WordPress cookies die nodig zijn om ingelogd te blijven. Dat geldt alleen voor onze eigen medewerkers.

Deze cookies en opslag zijn strikt noodzakelijk om een functie te leveren die je zelf hebt opgevraagd. Daarvoor is geen toestemming nodig.

Statistieken

Om te zien hoe deze site wordt gebruikt, meten we het bezoek met Google Analytics. We kijken naar welke pagina’s worden bekeken, hoe bezoekers op de site terechtkomen en waar ze afhaken, zodat we de site kunnen verbeteren. Google plaatst daarvoor cookies en verwerkt onder meer je IP-adres, gegevens over je browser en apparaat, en je klikgedrag op deze site.

We zetten deze meting pas aan nadat je daar in de cookiemelding toestemming voor hebt gegeven. Geef je die niet, dan meten we niets en werkt de site verder gewoon. Je kunt je toestemming op elk moment intrekken door je keuze in de cookiemelding te wijzigen; vanaf dat moment stopt de meting.

We gebruiken de statistieken alleen om deze website te verbeteren. We zetten ze niet in voor advertenties en koppelen ze niet aan andere gegevens die we van je hebben.

Grondslag: jouw toestemming.

Daarnaast gebruiken we Google Search Console, dat laat zien op welke zoekopdrachten onze pagina’s worden gevonden. Die cijfers krijgen we van Google in samengevoegde vorm: daarvoor worden geen cookies op je apparaat geplaatst en de gegevens zijn niet tot jou te herleiden.

Lettertypen van Google

Deze website laadt het lettertype Onest rechtstreeks bij Google Fonts. Om dat lettertype op te halen maakt je browser verbinding met een server van Google, waarbij Google het IP-adres van je browser te zien krijgt. Er wordt daarbij geen cookie op je apparaat geplaatst, en dit staat los van de bezoekersstatistieken hierboven: het gebeurt ongeacht je cookiekeuze, omdat het lettertype nodig is om de pagina weer te geven.

Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een consistente weergave van de site.

Wil je deze verbinding voorkomen, dan kun je in je browser bronnen van derden blokkeren.

Wie je gegevens verder kan inzien

We verkopen je gegevens niet en geven ze niet door voor commerciële doeleinden van anderen. We schakelen wel dienstverleners in die namens ons gegevens verwerken. Met hen sluiten we verwerkersovereenkomsten. Het gaat om:

  • Onze hostingpartij, die de servers levert waarop deze website en onze systemen draaien.
  • SMTP2GO, waarmee we de e-mail vanaf deze website versturen. Berichten uit het contactformulier en de chat gaan via die dienst naar onze mailbox.
  • Google, voor de bezoekersstatistieken (alleen met jouw toestemming) en voor het lettertype dat deze site gebruikt. Beide staan hierboven beschreven.
  • De leveranciers van onze kantoor- en administratiesoftware, zoals de e-mail-, opslag- en boekhoudpakketten waarmee we werken.

Daarnaast kunnen we gegevens verstrekken aan een toezichthouder, opsporingsinstantie of andere partij, als de wet ons daartoe verplicht.

Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

We kiezen bij voorkeur dienstverleners die gegevens binnen de Europese Economische Ruimte verwerken. Waar dat niet zo is, zorgen we voor een geldige grondslag voor doorgifte, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Dat speelt bij de bezoekersstatistieken: Google kan gegevens verwerken op servers in de Verenigde Staten. Google is aangesloten bij het EU-US Data Privacy Framework, waarvan de Europese Commissie heeft vastgesteld dat het een passend beschermingsniveau biedt.

Hoe lang we gegevens bewaren

We bewaren gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor we ze hebben gekregen.

  • Berichten uit het contactformulier en de chat: tot twaalf maanden na het laatste contact, tenzij er een samenwerking uit voortkomt. In dat geval gelden de termijnen voor klantgegevens.
  • Sollicitaties: tot vier weken na afronding van de procedure. Met jouw toestemming houden we je gegevens maximaal een jaar in portefeuille.
  • Klant- en projectgegevens: gedurende de samenwerking en daarna zeven jaar, zodat we vragen over opgeleverd werk kunnen beantwoorden.
  • Financiële administratie: zeven jaar, op grond van de fiscale bewaarplicht.
  • Logbestanden: dertig dagen.
  • Bezoekersstatistieken: veertien maanden.

Hoe we je gegevens beveiligen

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen. Het verkeer met deze website loopt versleuteld via HTTPS. Toegang tot het beheergedeelte en tot binnengekomen aanvragen is beperkt tot medewerkers die daar voor hun werk bij moeten kunnen, en beveiligd met persoonlijke accounts. We houden software en servers actueel en maken back-ups.

Vermoed je een kwetsbaarheid of een datalek? Laat het ons weten via info@orangebits.nl. We reageren zo snel mogelijk.

Jouw rechten

Je hebt op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming een aantal rechten. Je kunt ons vragen om:

  • Inzage: een overzicht van de persoonsgegevens die we van je verwerken.
  • Rectificatie: correctie of aanvulling van gegevens die onjuist of onvolledig zijn.
  • Verwijdering: het wissen van je gegevens, voor zover we ze niet hoeven te bewaren.
  • Beperking: het tijdelijk stilleggen van de verwerking, bijvoorbeeld terwijl we een correctieverzoek beoordelen.
  • Bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen verwerkingen die we baseren op een gerechtvaardigd belang.
  • Overdraagbaarheid: de gegevens die je zelf hebt aangeleverd, in een gangbaar digitaal bestand.
  • Intrekken van toestemming: heb je ergens toestemming voor gegeven, dan mag je die op elk moment intrekken. Verwerkingen van vóór de intrekking blijven geldig.

Stuur je verzoek naar info@orangebits.nl. We reageren binnen een maand. Om te voorkomen dat we gegevens aan de verkeerde persoon geven, kunnen we je vragen je verzoek te onderbouwen of je identiteit aannemelijk te maken. We vragen daarbij nooit om een kopie van je identiteitsbewijs met je burgerservicenummer of pasfoto in beeld.

Een klacht indienen

Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder. Dat kan via autoriteitpersoonsgegevens.nl. We stellen het op prijs als je je klacht eerst met ons bespreekt.

Wijzigingen in dit privacybeleid

Veranderen onze diensten of de manier waarop we gegevens verwerken, dan passen we dit privacybeleid daarop aan. Op deze pagina vind je altijd de meest actuele versie. Bij ingrijpende wijzigingen laten we het weten aan de mensen die het aangaat.